介護事業を展開するベストライフが社内規程DXサービス「KiteRa Biz」を導入。19施設・約900名規模の多拠点組織運営で、社内規程を基盤にガバナンスを整備、1規程あたりの作業時間を約70%削減

〜従業員支援制度の利用を促進し、介護業界で”日本一働きやすい職場”へ〜

「安心して働ける世界をつくる」をミッションに掲げ、社内規程DXサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」と社労士向けサービス「KiteRa Pro（キテラプロ）」を提供する株式会社KiteRa（代表取締役 執行役員 CEO：植松隆史、本社：東京都港区、以下「当社」）は、介護事業を展開する有限会社ベストライフ（本社：山口県下関市、代表取締役：阿部優喜、以下「ベストライフ」）が、19施設・約900名に向けた従業員支援制度の整備・運用を支えるガバナンス基盤の構築を目的に、「KiteRa Biz」を導入したことをお知らせします。

「KiteRa Biz」導入の結果、属人化していた規程管理を複数人で進められる体制が整い、1規程あたりの作業時間は約70%削減されました。今後は、就業規則や各種規程、従業員支援制度の整備・運用を19施設・約900名に向けて進めるとともに、規程・運用ルール・対応履歴を一元的に管理し、介護人材の定着を支えるガバナンス基盤の整備を目指します。

「KiteRa Biz」導入の背景

近年、企業価値の源泉である「人」に投資し、持続的な成長を目指す人的資本経営や、組織の透明性を高めるガバナンス強化への関心が高まっています。特に介護業界では、人材の確保・定着が重要な経営課題となる中、従業員が安心して働き続けられる制度づくりと、その制度を従業員に正しく共有し、運用できる体制の整備が求められています。

ベストライフは、創業から20年以上にわたり、地域に根ざした介護サービスを提供してきました。同社では、介護業界で“日本一働きやすい職場”を目指し、ウェルカム休暇をはじめとする福利厚生や、資格取得時の費用補助、学習サポート、研修制度など、従業員の働きやすさと成長を支える制度の整備を進めています。

一方で、長らく労務担当が少人数体制だったこともあり、入退社に関する対応などに追われていたことから、制度の根幹となる就業規則や各種規程を一元管理し、運用できる状態をつくることには課題がありました。

これまで、就業規則や各種規程は、文書作成ソフトや表計算ソフトで作成・管理していました。そのため、担当者によって文言や体裁に差が出やすく、条番号や参照箇所のずれ、表記ゆれの確認に時間を要していました。これにより、リスクヘッジや規程の妥当性確保が難しくなるだけでなく、規程改定時の作成・確認作業が担当者にとって大きな負担となっていました。

また、作成・改定した規程を19施設・約900名の従業員に正しく周知し、各現場で確実に運用していくための情報共有にも課題がありました。必要な規程にすぐアクセスできる環境を整え、制度内容を現場にわかりやすく周知し、浸透させることが求められていました。

こうした背景から、ベストライフは、規程や運用ルールを一元管理し、コンプライアンスやリスク管理も含めたガバナンス体制をより一体的に整えるため、「KiteRa Biz」を導入しました。

「KiteRa Biz」活用例と成果

ベストライフでは、「KiteRa Biz」の活用により、次のような変化が生まれています。

● 規程管理の属人化を解消し、1規程あたりの作業時間を約70%削減
導入前は、規程の作成・改定に関する知見が一部の担当者に集中しており、担当者が変わった際にも、同じ品質で規程を作成・改定し続けられるかが課題となっていました。

「KiteRa Biz」導入後は、新規担当者が作成した規程を既存担当者が確認する流れをつくれるようになり、複数人で規程管理を進めやすい体制が整いました。これにより、特定の担当者に依存していた状態からの脱却につながっています。

導入から約3ヶ月の時点で、1規程あたりの作業時間を約70%削減できました。条番号のずれ、表記ゆれ、体裁の調整、新旧対照表の作成などにかかる負担が軽減され、規程の作成・改定をより進めやすくなっています。

● 制度設計・運用検討に注力しやすい環境を構築
規程作成・改定にかかる細かな確認や修正の負担が軽減されたことで、社内会議で新しい制度の導入が議題に上がった際にも、すぐに関連情報を確認し、担当者へ検討を依頼しやすくなっています。

これにより、細かな修正対応や正誤確認のための調査に追われる時間が減り、新しい制度の設計や、現場でどのように運用していくかの検討に時間を使いやすくなっています。単なる規程対応時間の短縮にとどまらず、従業員支援制度を継続的に整えていくための体制づくりにもつながっています。

● 規程・運用ルール・対応履歴の一元管理により、多拠点運営におけるガバナンス強化
ベストライフでは、19施設を運営する中で、施設ごとに規程や運用ルールの理解・対応に差が出ないよう、情報を一元的に管理する体制づくりを進めています。

「KiteRa Biz」を活用することで、規程の最新版管理、改定履歴、対応履歴を一元的に残し、必要な情報を関係者が確認できる状態を整えやすくなります。今後は、規程やルールを「作って終わり」にするのではなく、現場で正しく理解され、運用される状態を目指し、多拠点運営におけるガバナンス強化につなげていく方針です。

● 法改正情報や規程雛形の活用により、リスクヘッジと妥当性確保
導入前は、法改正情報を担当者が個別に調べながら、手探りで規程を作成・改定していました。「KiteRa Biz」導入後は、法改正情報や規程雛形を参考にできるため、ゼロから作成する負担を減らしながら、自社に合った内容を検討しやすくなっています。

また、人事労務部門だけでなく、リスク管理部など他部署で作成する規程やルールについても、文書の体裁や言い回し、表記ゆれを整えた上で一元管理できることにより、リスクヘッジや規程の妥当性確保につながる点が評価されています。

カスタマーハラスメント対策についても、ベストライフではこれまで周知文や各施設への掲示物を作成していましたが、今後は規程として整理していく必要があると考えています。現在は、「KiteRa Biz」上の雛形や情報を参考にしながら、自社に合った対応を検討しています。

今後の活用と期待

今後もベストライフは、19施設・約900名規模の多拠点組織において、規程管理を起点としたガバナンス基盤の整備を進めていく方針です。

まず、就業規則や各種規程について、従業員が「KiteRa Biz」上で必要な情報を確認できる環境づくりを目指します。現在は、各施設に冊子を置いて周知していますが、従業員一人ひとりが十分に内容を把握できているかには課題がありました。今後は、個人単位での周知や閲覧環境の整備を通じて、就業規則や各種規程、ウェルカム休暇をはじめとする従業員支援制度が、必要な人に正しく届く状態づくりを進めていく考えです。

また、19施設を運営する中で、施設ごとに規程や運用ルールの理解・対応に差が出ないよう、規程・運用ルール・対応履歴を一元的に管理する体制づくりも進めていきます。これにより、多拠点運営におけるばらつきや確認負担を減らし、現場で迷いなく運用できる状態を目指します。

さらに、関連企業が増えていくことも見据え、親会社側で各社の規程管理や、各社の規程が法改正に対応できているかを確認したりできる体制づくりも視野に入れています。

加えて、介護現場で使用される業務マニュアルや手順書についても、今後「KiteRa Biz」上で整理・管理していくことを検討しています。現場で使用される文書は数が多く、文書作成ソフトで作成・管理されているものも多いため、社内規程以外の文書も含めて管理できる状態を目指しています。

KiteRaでは今後も、ベストライフが進める介護人材の定着と、多拠点運営におけるガバナンス基盤整備を継続して支援してまいります。

有限会社ベストライフ 事業本部 本部長 阿部氏のコメント

社内規程は、会社のルールを定めるものですが、私たちは単なる文書管理ではなく、会社としての考え方や判断基準を現場に届けるための重要な基盤だと捉えています。特に当社のように複数の施設を運営している組織では、従業員が同じルールを理解し、安心して働ける状態を整えることが、ガバナンスやコンプライアンスを機能させるうえでも重要だと考えています。

これまでは、規程の作成や改定が担当者個人の経験や知識に依存しやすく、36協定の届出対応など、期限のある労務関連の対応にも負担を感じる場面がありました。「KiteRa Biz」を導入したことで、複数の担当者が同じ環境で規程を確認し、意見を出し合いながら進められるようになり、「この規程は本当に必要なのか」「必要だとすれば、どのような内容にすべきか」といった建設的なコミュニケーションが生まれやすくなったと感じています。

ガバナンスやコンプライアンスの強化は、ルールを作るだけでは実現できません。そのルールが従業員に分かりやすく伝わり、現場で迷いなく運用される状態をつくることが大切です。「KiteRa Biz」は、規程の整備・管理を効率化するだけでなく、社内での会話や検討を生み出し、より良い制度づくりの流れをつくるためのツールだと感じています。

今後は、規程管理を起点に、人事労務部門だけでなく、リスク管理部など他部署で作成した規程やルールも含めて一元的に管理し、従業員への周知までつなげていくことが重要だと考えています。規程・運用ルール・対応履歴を見える化し、現場で迷いなく運用できる状態を整えることが、コンプライアンスやリスク管理を含めたガバナンス強化につながると感じています。

今後も、介護業界で日本一働きやすい職場を目指し、規程を会社全体のガバナンス基盤として捉えながら、現場の声や会社の方針を反映した制度づくりを進めていきたいと考えています。従業員にとって分かりやすく、現場で運用しやすい制度を整えることで、安心して働き続けられる環境づくりにつなげていきたいです。

有限会社ベストライフについて

ベストライフは、山口県下関市を拠点に創業20年以上の実績を持ち、現在は九州・関東圏にも展開している介護事業者です。同社では、介護業界で“日本一働きやすい職場”を目指し、入職直後から利用できる独自制度「ウェルカム休暇」をはじめ、福利厚生や資格取得支援、学習サポートなど、従業員の働きやすさと成長を支える制度づくりを進めています。

名称：有限会社ベストライフ
所在地：山口県下関市綾羅木本町4-10‐1
代表者：代表取締役 阿部優喜
設立：2003年7月
事業内容：介護施設事業、介護保険事業
URL：https://bestlife1165.com/